Wenn Suchzeiten im Lager zum Gewinnfresser werden

Der Inhaber sitzt morgens an einem Angebot, als der erste Monteur ins Büro kommt. Für die Baustelle fehlt noch ein Artikel. Ob der Chef wisse, wo er liegt. Im Lager wurde bereits gesucht, im Fahrzeug auch. Ohne Erfolg. Die Suche geht weiter. Während der Inhaber versucht weiterzuarbeiten, kommt die nächste Rückfrage, ob das Material vielleicht noch nicht geliefert wurde oder gar nicht bestellt. Wenige Minuten später steht der Mitarbeiter erneut in der Tür. Die Monteure wollen los, doch das fehlende Teil ist noch immer nicht aufgetaucht.

 "Viele Betriebe sehen die Suchzeit", sagt Doris Paulus, Inhaberin von Paulus-Lager. "Was sie häufig unterschätzen, sind die Folgen, die daraus entstehen." Die Folgen wirken zunächst harmlos, doch die eigentliche Suchzeit ist nur ein kleiner Teil des Problems. Während die Monteure suchen, bleiben andere Arbeiten liegen. Statt ihre eigentliche Arbeit zu erledigen, beschäftigen sich plötzlich mehrere Mitarbeiter mit derselben Frage. Der Inhaber wird immer wieder unterbrochen und die Baustelle wartet auf Material statt auf den Arbeitsbeginn.

„Hat irgendwer das Material irgendwo gesehen?“

Nicht der fehlende Artikel verursacht den größten Aufwand oder die höchsten Kosten, sondern die Kette von Unterbrechungen, die er auslöst. Mehrere Mitarbeiter beschäftigen sich mit demselben Problem, Arbeitsabläufe geraten ins Stocken und produktive Zeit geht im Betrieb verloren. Genau hier entstehen Kosten, die in vielen Betrieben nicht wahrgenommen und fälschlicherweise als Arbeit angesehen werden. Suchzeiten sind jedoch keine Arbeit, sondern Verschwendung von Personalressourcen. Betriebswirtschaftlich betrachtet sind sie Produktivitätsverluste und entgangener Gewinn.

Keine Angst mehr zu wachsen: Ein Praxisbeispiel aus Osterburg
Wie sich optimierte Lagerprozesse auf die Unternehmensentwicklung auswirken können, zeigt das Beispiel der Innoline Fenster & Türen GmbH & Co. KG in Osterburg (Altmark). Nach Einführung des Paulus-Lager-Systems steigerte das Unternehmen nach eigenen Angaben seinen Umsatz von sechs auf neun Millionen Euro. Geschäftsführer Hendrik Gose nennt neben dem Umsatzwachstum vor allem die deutlich einfachere Lagerverwaltung, eine positive Entwicklung der Zusammenarbeit im Team und mehr Sicherheit für weiteres Wachstum. „Es ist wie eine Befreiung, dass das Lager jetzt gut funktioniert“, sagt Hendrik Gose. Strukturierte Lagerprozesse reduzieren nicht nur Suchzeiten, sondern schaffen die Grundlage für effiziente Abläufe und weiteres Wachstum.

Suchzeiten erscheinen in keiner Auswertung und werden dennoch als reguläre Arbeit wahrgenommen

Weder in der Gewinn- und Verlustrechnung noch in der Kostenrechnung wird sichtbar, wie oft Mitarbeiter nach Material suchen, Rückfragen klären oder auf fehlende Artikel warten. Wer zehn Minuten sucht, verliert jedoch selten nur zehn Minuten. Aus der eigentlichen Suchzeit entsteht schnell ein deutlich größerer Aufwand. Besonders kritisch wird es, wenn die Suche laufende Abläufe unterbricht. Monteure können die Baustelle nicht wie geplant anfahren, Fahrzeuge werden später beladen und Entscheidungen verzögern sich. Gleichzeitig bleiben andere Aufgaben liegen. Suchzeiten treten zudem selten als Einzelereignis auf. Hier gehen fünf Minuten verloren, dort zehn weitere. Für sich genommen wirkt jede Unterbrechung unbedeutend. In der Summe entstehen jedoch Stunden an Arbeitszeit, die weder dem Kunden noch dem Betrieb einen Mehrwert bringen oder in Rechnung gestellt werden können.

Mit jeder zusätzlichen Unterbrechung steigt außerdem die Fehleranfälligkeit. Materialien werden doppelt bestellt, weil vorhandene Bestände nicht bekannt sind. Mitarbeiter greifen zu Ersatzlösungen oder nehmen vorsorglich mehr Material mit als nötig. Was mit einem fehlenden Artikel beginnt, entwickelt sich so schnell zu einer Kette von Folgekosten.

Der teuerste Mitarbeiter sucht mit

Eigentlich sollte der Inhaber Angebote kalkulieren, Kunden beraten, Aufträge steuern oder sich um die Weiterentwicklung des Betriebs kümmern. Stattdessen beantwortet er Rückfragen, sucht nach Material oder versucht herauszufinden, ob ein Artikel bereits bestellt wurde. Damit beschäftigt sich häufig der teuerste Mitarbeiter im Betrieb mit Aufgaben, die eigentlich gar nicht entstehen sollten.

Ein unsichtbarer Mitarbeiter, den niemand kennt, den aber der Betrieb bezahlt

„Bereits 30 Minuten pro Mitarbeiter und Arbeitstag summieren sich bei 20 Arbeitstagen im Monat auf zehn Stunden. Hochgerechnet auf ein Jahr sind das rund 120 Stunden pro Mitarbeiter. In einem Betrieb mit 15 Mitarbeitern entspricht das etwa 1.800 Arbeitsstunden und damit der Kapazität einer Vollzeitkraft“, rechnet Doris Paulus vor. Noch nicht berücksichtigt sind dabei die Folgekosten: Störungen unterbrechen laufende Arbeiten, Entscheidungen verzögern sich und die Belastung für die Projektleiter steigt. Frust, Zeitdruck und ständige Improvisation gehören dann zum Arbeitsalltag.

Lagerorganisation ist eine Führungsaufgabe

Ein funktionierendes Lager ist kein Nebenschauplatz, sondern Teil des betrieblichen Kernprozesses. Entscheidend sind nicht neue Regale, sondern klare Strukturen. Genau darin liegt jedoch die Herausforderung. Gewachsene Strukturen lassen sich nicht von heute auf morgen verändern. Deshalb reicht es nicht aus, Regale umzustellen oder Lagerplätze neu zu beschriften. Entscheidend ist ein systematischer Ansatz, der Prozesse, Materialfluss und Mitarbeiter gleichermaßen berücksichtigt. Erst wenn diese Bausteine ineinandergreifen, entsteht ein Lager, das den Betrieb dauerhaft entlastet und Suchzeiten konsequent vermeidet. Schließlich ist die Aufgabe eines Lagers, den Betrieb geräuschlos mit Material zu versorgen und nicht, ihn zu sabotieren.

Am Anfang steht nicht das Regal, sondern die Investition in Prozesse und Organisation

Ein strukturiertes Lager entsteht nicht ohne Aufwand, doch genau darin liegt die Investition in die Zukunft des Betriebs. Die Erfahrungen aus zahlreichen Projekten zeigen: Weniger Suchzeiten, weniger Reibungsverluste und effizientere Abläufe schaffen wirtschaftliche Vorteile, die den anfänglichen Aufwand langfristig mehr als ausgleichen können. Der größte Erfolg liegt nicht im Lager selbst, sondern in einem Betrieb, der seine Arbeitszeit wieder dort einsetzt, wo Wertschöpfung entsteht.