Inventurprozesse im SHK-Handwerk vereinfachen

Die jährliche Inventur ist in vielen Handwerksbetrieben ein ungeliebter Pflichttermin. Fehlende Transparenz im Lager, unklare Artikelbezeichnungen und manuelle Erfassungsprozesse führen regelmäßig zu ungenauen Ergebnissen. Neue digitale Verfahren versprechen Abhilfe. Sie sollen den Aufwand deutlich reduzieren und gleichzeitig belastbare Zahlen liefern.

Inventur als betriebliche Schwachstelle

In zahlreichen SHK-Betrieben gilt die Inventur als einer der arbeitsintensivsten Vorgänge des Jahres. Die Materialerfassung erfolgt oft handschriftlich oder auf Basis unvollständiger Listen, Preisangaben fehlen, Materialien sind mehrfach erfasst oder über Jahre hinweg nicht mehr aktualisiert. Das Ergebnis sind ungenaue Lagerwerte, die betriebswirtschaftlich nur eingeschränkt aussagekräftig sind.
Neben der organisatorischen Belastung entstehen daraus finanzielle Risiken. Überhöhte Lagerbestände binden Kapital, das für Löhne, Skonti oder Investitionen fehlt. Viele Betriebe bemerken erst im Jahresabschluss, dass sich der Lagerwert über die Jahre kontinuierlich erhöht hat, während die Liquidität sinkt.

Grenzen klassischer Verfahren

Traditionelle Inventurmethoden stammen aus dem Handel. Sie gehen von zentralen Lagern, standardisierten Artikeln und fest definierten Warengruppen aus. In der SHK-Praxis dagegen sind Materialien oft über mehrere Standorte, Baustellen und Fahrzeuge verteilt. Hinzu kommen Restbestände, Mischlagerungen und eine uneindeutige Bezeichnungspraxis.
Viele Betriebe setzen digitale Scannersysteme aus dem Handel ein. Diese Systeme funktionieren jedoch nur eingeschränkt, weil sie auf strukturierte Artikelkataloge ausgelegt sind. In Handwerker-Lagern sind typischerweise nur rund 300 bis 400 Artikel eines bestimmten Händlers mit Barcodes versehen. In der Realität liegen dort jedoch oft mehr als 10.000 unbeschriftete Teile. Für den täglichen Materialfluss und insbesondere für die Inventur sind diese Systeme daher kaum geeignet. Der Einsatz solcher Technik führt häufig nicht zu der erhofften Vereinfachung, sondern zu zusätzlichem Aufwand bei der manuellen Nacherfassung.

Digitalisierung als Lösungsansatz

Die Paulus-Lager-Methode verfolgt einen anderen Ansatz. Sie basiert auf der vollständigen Digitalisierung des Materialbestands und der systematischen Abbildung sämtlicher Lagerartikel in der betrieblichen EDV. Jeder Artikel verfügt über eine eindeutige Nummer, eine präzise Bezeichnung, eine definierte Mengeneinheit und einen aktuellen Einkaufspreis.

Für alle Artikel werden Mindest- und Maximalmengen festgelegt. Aus diesen Werten errechnet die Software automatisch den Mittelwert, den sogenannten „stehenden Inventurwert“. Dieser bildet den realistischen Materialbestand ab, ohne dass eine manuelle Zählung erforderlich ist. Der Betrieb behält so jederzeit den Überblick über den Wert des gebundenen Kapitals.

Stehende Inventur ersetzt das Zählen

Wird eine physische Zählung von Steuerberatern oder Prüfern verlangt, lässt sich diese auf Basis der digitalen Daten schnell durchführen: Im Lager ist jeder Artikel einem festen, beschrifteten Lagerplatz zugeordnet. Die Inventurlisten werden dann automatisch nach Lagerorten sortiert und es werden nur die vorhandenen Mengen erfasst. Diese werden abschließend in der EDV mit den hinterlegten Durchschnittspreisen bewertet. Alle Bestände sind jederzeit in der EDV exportierbar und können mit aktuellen Preisen weiterverarbeitet werden. Grundlage dafür sind gepflegte Artikelstammdaten und eine klare Lagerstruktur.

Praktische Umsetzung

Das Beispiel des SHK-Betriebs Lechner aus Bayern mit rund 70 Mitarbeitenden zeigt, dass ein geordnetes Lager sowohl organisatorisch als auch bilanziell von Bedeutung ist. Mithilfe der Methode konnte das Unternehmen seinen Artikelstamm von 7800 auf 2700 Positionen reduzieren. Die Inventurzeit verringerte sich von zwei Wochen auf zwei Tage, die Genauigkeit der Bestandsbewertung stieg auf über 99 Prozent, und durch die Bestandsoptimierung wurde Liquidität im sechsstelligen Bereich freigesetzt.

Diese Entwicklung verdeutlicht, dass eine konsequent digitalisierte Lagerführung nicht nur den Inventurprozess selbst effizienter macht, sondern auch die Transparenz im Betriebsablauf erhöht und die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Verwaltung und Montage spürbar verbessert wird.